Salvo pelo Getting Things Done

Ontem meu pai veio me buscar de carro e disse que estava extremamente tenso, a ponto de arrebentar, estava quase tomando algum comprimido anti-stress ou calmante.

Perguntei por que e ele disse que estava com muitas coisas na cabeça, muitas preocupações, muito o que fazer. Detalhe: meu pai é praticamente aposentado e leva uma vida tranqüila. Entendi na hora que tratavam-se de atividades mal classificadas e rapidamente o introduzi ao GTD:

• A mente é uma ferramenta poderosa de mais para ser usada como listadora de atividades. Digo mais, ela é uma péssima ferramenta para isso porque a memória tem dificuldade para apresentar uma mapa visual de tudo o que a precisamos executar.
• Usar a mente para listar atividade ocupa-a com tralhas que limitam a imaginação e a criatividade, estas sim atividades dignas para nossa mente.
• Falta de visão clara de o que e onde precisamos fazer as coisas gera stress. Exatamente o stress que meu pai estava sentindo.
• A forma de contornar isso é remover essa lista de atividades da mente e delegá-la para uma ferramenta mais prática e “computacionalmente” mais barata: o papel e a caneta.

Seu semblante já mudou porque essa explicação lhe fazia muito sentido. Tasquei um pedaço de papel do porta-luvas e o dividi em categorias contextuais: CASA, TRABALHO, TELEFONE e INTERNET. E gastamos o resto do trajeto lembrando as coisas que ele precisava fazer e anotando-as sob o contexto onde ele precisava fazê-las. Quando estivesse em casa, faria as coisas que anotou para fazer em CASA e assim por diante.

Mais algumas dicas:

• Sugeri manter sempre a mão papel e caneta para instantaneamente remover da mente qualquer nova atividade que ele possa lembrar. Poderia ser um PDA também. O importante é ter uma ferramenta confiável sempre a mão que deixa e mente num estado de “estou livre porque não preciso mais relacionar as coisas que estão anotadas naquela lista confiável e bem guardada”.
• Execute as atividades por contexto e disposição e não por nível de urgência. Não adianta se estressar com o que precisa ser feito em casa enquanto se está no trabalho.
• Relacione microatividades ou atividades físicas e não projetos. Por exemplo, use “ligar para João e obter lista de documentos necessários” ao invés de “resolver o problema do cartório”. Este último é exemplo de macroatividade que te deixa confuso por não esclarecer qual é a próxima coisa real a se fazer para ajudar a “resolver o problema do cartório”.

No final do trajeto, relacionamos só 12 atividades. Um número pequeno mas que se boiam soltas na mente ficam parecendo uma avalanche descontrolada.

O resultado foi que meu pai imediatamente ficou mais feliz e dirigiu com mais tranqüilidade. Grande parte porque livrou sua mente da famigerada lista de atividade, mas principalmente porque entendeu o que o deixava tenso e como esse mecanismo todo funcionava.

E eu fiquei feliz também.

Getting Things Done é uma metodologia simples de produtividade pessoal. Diria que é algo que qualquer Gerente de Projeto sabe mas David Allen nos mostrou como aplicar isso para atividades pessoais. E claro que ela vai além da explicação que dei para meu pai em 20 minutos.

Para quem está iniciando, a bíblia é o livro Getting Things Done (A Arte de Fazer Acontecer, título ruim em portugues que acho que deveria ser simplesmente “Mãos a Obra”) de David Allen. Sugiro também baixar, imprimir e pregar na sua mesa a página que resume graficamente a metodologia.